Человек в современной компании уже не просто средство производства, своеобразный аналог машины, механически исполняющий свои обязанности, но сила, которая двигает предприятие вперед, приводит его к успеху. В этих новых условиях от способности кадровика составить и аргументировано защитить бюджет своего отдела, во многом зависит успех всего предприятия. Необходимо признать, что многие сотрудники кадровых служб склонны занижать роль своего дела в работе предприятия, вследствие специфики постсоветских форм управления. В результате складывается крайне опасная ситуация - руководство предъявляет к кадровому отделу повышенные требования по качеству планирования и управления человеческими ресурсами, а специалисты отделов зачастую не обладают необходимыми навыками для формирования это жизненно важной строки годового бюджета предприятия.

Задача моей небольшой статьи - помочь кадровикам составить грамотный бюджет своего отдела и обратить внимание руководителей на значимость бюджета отдела кадров и на бюджет всего предприятия.

Главное, что должен помнить начальник отдела кадров, - правильно составленный бюджет - это миф, придуманный финансистами для запугивания подчиненных служб. Бюджет - это всего лишь видение перспектив развития конкретного отдела или предприятия в целом. Есть множество правил (зачастую взаимоисключающих), предписывающих, как должен выглядеть «идеальный» бюджет.

Я постараюсь простыми словами рассказать о самых важных моментах, основополагающих принципах составления бюджета, которые в той или иной форме используются на предприятии.

Все ваши расходы делятся на постоянные, разовые и циркулярные (хотя последних у вас может и не быть). С постоянными расходами все просто - это заработная плата сотрудников вашего отдела, социальный пакет, в некоторых случаях коммунальные платежи амортизация оборудования. То есть та масса денежных средств, которая должна быть выделена предприятием для содержания вашего отдела. Расходы расписываются помесячно, исходя из среднемесячного расхода в текущем году.

Необходимо принять во внимание, что при составлении годового бюджета, учитываются сформированные, а не фактически произведенные предприятием расходы. Если вы получаете зарплату за октябрь в ноябре, то в бюджете эта сумма включается в расходы октября. В любом случае, составление регулярной части бюджета не вызовет у вас серьезных затруднений.

Разовые расходы - гораздо более вариативная и ответственная часть бюджета. Здесь вы должны указать те расходы, которые вы планируете совершить для подбора новых сотрудников или обучения существующего персонала. Теперь вы выступаете в качестве эксперта и стратега, определяющего, как кадровый резерв может повлиять на эффективность работы предприятия и сколько это будет стоить. В эту часть бюджета вы отнесете расходы на семинары, тренинги, фокус-группы, услуги рекрутинговых агентств и т. п. Все названия и примерная стоимость этих статей известна вам лучше, чем любому специалисту в области финансов. Расходы расписываются также помесячно, как и постоянные.

На крупных предприятиях номера статей бюджета уже давно определены, регламент разнесения расходов прописан и формализован.

Циркулярные расходы - это разовые расходы, которые вы планируете производить регулярно, но ограниченное количество раз. Например, цикл семинаров или тренингов. Эти расходы редко выделяются из числа разовых, вследствие того, что горизонты планирования отечественных компаний обычно не превышают один календарный год.

Несколько общих рекомендаций, которые могут оказаться вам полезными:

* Не старайтесь просчитать бюджет до копейки. Будущее скрыто от наших глаз, и разумное округление не только приемлемо, но и необходимо.
* Не экономьте! Компания, которая не инвестирует в развитие собственного персонала, не может быть успешной. Дайте возможность своему предприятию расти и быть лидером отрасли.
* Защищайте свой бюджет. У финансового директора, руководителя предприятия есть множество задач и проблем, которые приходится решать ежедневно, сухие столбцы цифр мало что им скажут. Будьте готовы дать исчерпывающие объяснения по каждому пункту своего бюджета и, по возможности, сделайте это письменно, в виде служебных записок.
* Не отказывайте себе в широте взглядов, учитесь осознавать роль персонала в работе всех служб и отделов предприятия от линейных менеджеров до высшего руководства. Ваша задача не просто принять на работу правильных людей или обучить уже работающих, но помочь им всем работать лучше, в более комфортных условиях, для того, чтобы они могли принести большую пользу и выгоду предприятию и себе самим. Вот это вы и должны показать в бюджете языком цифр.
* Не стыдно не знать, стыдно не спросить. Помните, что все службы и отделы вашего предприятия это единый организм, направленный к достижению общей цели. Вам что-то непонятно, - не стесняйтесь обратиться за советом в финансовый отдел. Если по каким-то причинам вам будет отказано в полмощи, это еще один повод подумать, а какие именно мероприятия кадрового отдела позволят предприятию в будущем году преодолеть непонимание между сотрудниками.

Источник: «Bi to Be»